Informace o zpracování osobních údajů
Dovolte nám, abychom Vás srozumitelně a transparentně informovali o tom, jakým způsobem zpracováváme Vaše osobní údaje a jaké máte v souvislosti s tímto zpracováním práva.
Co jsou to osobní údaje
Osobní údaje jsou jakékoli informace o fyzické osobě, podle kterých lze tuto fyzickou osobu přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor (jméno, číslo, síťový identifikátor) nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby. Mezi osobní údaje patří zejména jméno, pohlaví, věk a datum narození, osobní stav, ale také IP adresa a fotografický záznam. Vzhledem k tomu, že se GDPR vztahuje i na podnikající fyzické osoby, mezi osobní údaje i tzv. organizační údaje, kterými jsou například e-mailová adresa, telefonní číslo či různé identifikační údaje vydané státem.
Vaše osobní údaje zpracováváme a chráníme plně v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů – dále také jen „Nařízení GDPR“) a českým zákonem o zpracování osobních údajů.
Při zpracování Vašich osobních údajů dodržujeme následující základní zásady:
Správce osobních údajů
Správcem osobních údajů je společnost TZV CZ s.r.o., IČ: 05688477, se sídlem: Libčany 230, Libčany, PSČ: 503 22, zapsaná ve VR vedeném KS v Hradci Králové pod sp. zn. C 38582 (dále jen „Správce“ nebo „Společnost“).
Správce nese odpovědnost za zpracování Vašich osobních údajů a vůči Správci se můžete dovolávat většiny svých práv, jak je níže uvedeno.
Pověřenec pro ochranu osobních údajů
Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů.
V případě jakýchkoliv dotazů týkajících se zpracování Vašich osobních údajů nebo v případě uplatňování Vašich práv se můžete obrátit přímo na nás jako na Správce jedním z následujících způsobů:
Zpracovatel
V určitých případech je naše společnost pouze zpracovatelem Vašich osobních údajů. Jedná se o případy, kdy správcem osobních údajů (tzn. subjektem, který určil účel a prostředky zpracování Vašich osobních údajů) je společnost jiná, kterou jsme pověřili zpracováním Vašich osobních údajů (případně pouze určitou operací zpracování). V takovém případě tato pověřená společnost postupuje při zpracování Vašich osobních údajů podle našich pokynů a nenese za zpracování Vašich osobních údajů odpovědnost. Tuto odpovědnost vždy neseme my jako správce osobních údajů. Naše společnost i jako zpracovatel osobních údajů samozřejmě dodržuje Nařízení GDPR a výše uvedené zásady, nicméně odpovědi na níže položené otázky by Vám měl v tomto případě poskytnout daný správce osobních údajů, a i vůči tomuto správci osobních údajů je potřeba případně uplatňovat práva níže uvedená.
Následující případy se tedy vztahují na situace, kdy je naše společnost správcem Vašich osobních údajů.
Jaké osobní údaje a od jakých osob zpracováváme
Zpracováváme pouze takové osobní údaje, které v nezbytné míře potřebujeme, abychom byli schopni dodržet povinnosti uložené nám právními předpisy, abychom řádně plnili naše smluvní závazky a chránili naše oprávněné zájmy. Z těchto důvodů zpracováváme osobní údaje následujících osob:
Osobní údaje vždy zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném daný účel zpracování. Ve většině případů se jedná pouze o identifikační a kontaktní údaje. V případě zákazníků se jedná i o další údaje, jejichž získávání a shromažďování nám ukládají příslušné právní předpisy nebo které získáme v souvislosti s poskytováním našich služeb. Podobně je tomu i u osobních údajů zaměstnanců či dodavatelů. V případě osobních údajů uchazečů o zaměstnání zpracováváme osobní údaje uvedené v životopise a motivačním dopise.
K jakým účelům Vaše osobní údaje potřebujeme
Účely zpracování Vašich osobních údajů určujeme zejména vzhledem k charakteru naší činnosti a druhu poskytovaných služeb.
Účelem zpracování osobních údajů zákazníků je tak zejména:
Dalším účelem zpracování osobních údajů je zejména zpracování komunikace a fakturace.
Osobní údaje zaměstnanců zpracováváme za účelem plnění našich povinností jakožto zaměstnavatele vyplývajících z pracovní smlouvy (resp. dohody) a obecně závazných právních předpisů a za účelem plnění zákonem stanovených povinností (např. povinnost vyplácet mzdu, srážet či odvádět daně, vést evidenci pro účely zdravotního pojištění a sociálního zabezpečení apod.).
Osobní údaje členů našich orgánů zpracováváme za účelem plnění našich povinností jako obchodní společnosti a zápisu do veřejného rejstříku.
Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat také za účelem:
Na základě jakého právního důvodu Vaše osobní údaje zpracováváme
Vaše osobní údaje zpracováváme vždy na základě alespoň jednoho právního důvodu (titulu).
Zpracování Vašich osobních údajů probíhá na základě následujících právních titulů:
V případě zpracování osobních údajů našich zaměstnanců, zákazníků a jejich zástupců, skutečných majitelů našich zákazníků, obchodních zástupců a jejich pracovníků, členů našich orgánů a některých dodavatelů a jejich pracovníků.
Jedná se o právní povinnosti vyplývající především z následujících právních předpisů:
a prováděcí předpisy k těmto zákonům
a dále zejména následující evropské směrnice a nařízení:
a na ně navazující legislativní akty
V případě zpracování osobních údajů našich zákazníků, zaměstnanců, obchodních zástupců, členů našich orgánů, našich dodavatelů a pracovníků spolupracujících subjektů.
O tento právní důvod opíráme zpracování Vašich osobních údajů jen v případech, kdy před našimi zájmy nemají přednost Vaše zájmy nebo základní práva a svobody vyžadující ochranu osobních údajů činíme tak z důvodu případné naší obrany ve sporech s Vámi nebo uplatňování právních nároků vůči Vám.
Jak dlouho Vaše osobní údaje uchováváme
Vaše osobní údaje máme uloženy pouze po dobu nezbytně nutnou vzhledem k účelu zpracování. V případě, že nám zpracování Vašich osobních údajů ukládá právní předpis, stanoví i dobu, po kterou tak máme konat. Pokud zpracováváme Vaše osobní údaje, abychom byli schopni plnit smlouvu uzavřenou s Vámi, je nutné Vaše osobní údaje zpracovávat po celou dobu platnosti dané smlouvy. Osobní údaje zpracovávané na základě Vámi uděleného souhlasu máme uloženy po dobu, na kterou nám byl souhlas udělen, a samozřejmě jen do okamžiku odvolání
souhlasu. V případě, že je zpracování Vašich osobních údajů nezbytné pro účely našeho oprávněného zájmu, zpracováváme je pouze po dobu, kdy tento náš oprávněný zájem trvá.
Od koho Vaše osobní údaje získáváme
Vaše osobní údaje získáváme primárně přímo od Vás nebo v souvislosti se vzájemným smluvním vztahem. Máte tak pod kontrolou, jaké osobní údaje nám poskytnete a jaké ne. Některé Vaše osobní údaje ale potřebujeme, abychom byli schopni dodržet příslušný právní předpis nebo abychom s Vámi mohli uzavřít smlouvu. Vždy Vás upozorníme, jaké osobní údaje máte povinnost nám poskytnout a jaké by neposkytnutí těchto údajů mohlo mít důsledky. Některé Vaše osobní údaje můžeme získat i z veřejných zdrojů, např. z některého z veřejných rejstříků. V určitých
případech získáváme Vaše osobní údaje i od jiných správců, o tom jsme ale povinni Vás informovat.
Komu Vaše osobní údaje předáváme
Vaše osobní údaje mají k dispozici naši zaměstnanci, kteří je potřebují ke své práci. K předání Vašich osobních údajů mimo naši společnost dochází jen v nutných, zejména následujících, případech:
Nikdy nepředáváme Vaše osobní údaje do třetí země (tzn. mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor) ani mezinárodním organizacím.
Jaká máte práva v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů
V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů máte řadu práv, která jsou níže podrobně vysvětlena. Na úvod je ale potřeba uvést pár obecných informací vztahujících se k uplatňování Vašich práv. Máme povinnost usnadňovat Vám výkon Vašich práv, proto je možné nás kontaktovat v této souvislosti různými způsoby, jak je výše uvedeno. Vzhledem k tomu, že je naší povinností ověřit Vaši totožnost při prověřování Vaší žádosti, jsou některé způsoby uplatňování Vašich práv vhodnější než jiné. Ideální způsoby uplatňování Vašich práv, které ušetří čas Vám i nám, jsou následující:
Abychom byli schopni rychle a řádně Vaši žádost vyřídit, je potřeba, aby z žádosti jasně vyplývalo následující:
Naší povinností je vyřídit Vaše žádosti bezplatně, nicméně pokud by Vaše žádosti byly zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména protože by se opakovaly, máme právo po Vás požadovat zaplacení přiměřeného poplatku zohledňujícího administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů, anebo máme právo odmítnout Vaší žádosti vyhovět. Na Vaši žádost odpovíme vždy nejpozději do jednoho měsíce od jejího obdržení.
Jaká jsou Vaše konkrétní práva:
Právo na přístup k osobním údajům
Máte právo po nás chtít potvrzení, zda zpracováváme Vaše osobní údaje a přehled těchto údajů od nás získat. Dále máte právo v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů získat od nás následující informace:
V případě, že to nebude z Vaší žádosti jasně vyplývat, můžeme Vás požádat o upřesnění, jakých přesně Vašich osobních údajů se Vaše žádost týká. Pokud si budete přát také kopii Vašich osobních údajů, které zpracováváme, máte na to právo a první takové poskytnutí je bezplatné. Za další kopie můžeme požadovat přiměřenou úhradu nepřevyšující náklady nezbytné na poskytnutí informace. Uplatňováním tohoto práva nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.
Právo na opravu osobních údajů
Máte právo po nás chtít opravit Vaše osobní údaje, které zpracováváme, a které jsou nesprávné nebo nepřesné. Stačí nám dát vědět, jaké údaje a jak máme opravit. Učiníme tak bez zbytečného odkladu. Také máte právo po nás požadovat, abychom Vaše osobní údaje, které zpracováváme a které jsou neúplné, doplnili dle Vašeho pokynu. Toto Vaše přání splníme, pokud doplňované osobní údaje skutečně potřebujeme pro účely daného zpracování.
V případě, že nás v rámci uplatňování tohoto práva o to požádáte, budeme Vás informovat i o příjemcích Vašich osobních údajů, jimiž byly Vaše osobní údaje v minulosti zpřístupněny, a kterým jsme oznámili Vámi požadované opravy nebo doplnění Vašich osobních údajů.
Právo na výmaz („právo být zapomenut“)
Právo požadovat po nás vymazání Vašich osobních údajů máte v následujících případech:
Při uplatňování tohoto práva je nutné, abyste ve Vaší žádosti uvedli, na základě jakého z výše uvedených případů požadujete vymazání Vašich osobních údajů a také jaké přesně Vaše osobní údaje požadujete vymazat. Vaše žádost by také měla být náležitě odůvodněna, jinak ji nelze vyhovět.
V případě, že Vaši žádost shledáme důvodnou a zpracování Vašich osobních údajů nebude nezbytné:
tak bez zbytečného odkladu Vámi požadované osobní údaje vymažeme.
V případě, že jsme Vaše osobní údaje zveřejnili a následně je v rámci Vámi uplatňovaného práva na výmaz vymazali, jsme také povinni s ohledem na dostupnou technologii a náklady na provedení, včetně technických opatření, zajistit informování správců, kteří tyto Vaše osobní údaje zpracovávají, že i po nich požadujete, aby vymazali veškeré odkazy na tyto Vaše osobní údaje, jejich kopie či replikace. V případě, že nás v rámci uplatňování tohoto práva o to požádáte, budeme Vás informovat i o příjemcích Vašich osobních údajů, jimiž byly Vaše osobní údaje v minulosti zpřístupněny, a kterým jsme oznámili Vámi požadované výmazy Vašich osobních údajů.
Právo na omezení zpracování
Omezením zpracování osobních údajů se rozumí jejich označení a ukončení veškerého jejich zpracování s výjimkou uložení. Jinými slovy Vaše osobní údaje, jejichž zpracování je omezeno, si i nadále ponecháváme (tzn., nemůžeme je vymazat), ale nejsme oprávněni takové osobní údaje jakkoliv používat.
Právo požadovat po nás omezení zpracování Vašich osobních údajů máte v následujících případech:
Při uplatňování tohoto práva je nutné, abyste ve Vaší žádosti uvedli, na základě jakého z výše uvedených případů požadujete omezení zpracování Vašich osobních údajů a také zpracování jakých přesně Vašich osobních údajů požadujete omezit. Vaše žádost by také měla být náležitě odůvodněna, jinak ji nelze vyhovět.
V případě, že Vaši žádost shledáme důvodnou, tak bez zbytečného odkladu omezíme zpracování Vámi požadovaných osobních údajů. Během trvání tohoto omezení jsme oprávněni tyto Vaše osobní údaje zpracovávat jen s Vaším souhlasem, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické osoby nebo právnické osoby nebo z důvodu důležitého veřejného zájmu Evropské unie nebo některého členského státu Evropské unie. Pokud odpadnou důvody pro omezení zpracování Vašich osobních údajů, tak Vás na to upozorníme a poté omezení zpracování zrušíme. V případě, že nás v rámci uplatňování tohoto práva o to požádáte, budeme Vás informovat i o příjemcích Vašich osobních údajů, jimiž byly Vaše osobní údaje v minulosti zpřístupněny a kterým jsme oznámili Vámi požadované omezení zpracování Vašich osobních údajů.
Právo na přenositelnost údajů
V případě, že zpracováváme Vaše osobní údaje na základě Vámi uděleného souhlasu nebo na základě smlouvy uzavřené s Vámi, a toto zpracování provádíme automatizovaně (tzn. ne manuálně), máte právo po nás požadovat, abychom Vám předali (případně umožnili stáhnout) Vaše osobní údaje, které jste nám sám poskytli, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, případně i požadovat, abychom tyto osobní údaje poskytli přímo jinému správci. Vašemu přání, abychom Vaše osobní údaje předali přímo jinému správci, vyhovíme pouze v případě, že to bude technicky možné. Při uplatňování tohoto práva je nutné, abyste ve Vaší žádosti uvedli, k jakým Vašim osobním údajům se tato žádost vztahuje, a zda si přejete, abychom předali dané osobní údaje pouze Vám či přímo jinému správci a jakým způsobem bychom to měli učinit. Bez těchto informací nelze Vaší žádosti vyhovět. Uplatňováním tohoto práva nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob. Pokud by toto hrozilo, musíme Vaši žádost odmítnout nebo jí nevyhovět zcela.
Právo vznést námitku
V případě, že zpracováváme Vaše osobní údaje na základě našeho oprávněného zájmu, máte právo kdykoliv proti tomu vznést námitku a požadovat po nás, abychom dále Vaše osobní údaje takto nezpracovávali. Ve Vaší žádosti musí být jasně uvedeno, k jakým Vašim osobním údajům se námitka vztahuje a proti jakému zpracování je námitka vznášena. Vaše žádost by také měla být přiměřeně odůvodněna. Po obdržení Vaší žádosti je naší povinností dále Vaše osobní údaje nezpracovávat, anebo Vám prokázat, že existují závažné oprávněné důvody pro toto zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo že je zpracování Vašich osobních údajů nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
V případě, že zpracováváme Vaše osobní údaje pro účely přímého marketingu, máte právo kdykoliv proti tomu vznést námitku a požadovat po nás, abychom dále Vaše osobní údaje takto nezpracovávali. Ve Vaší žádosti musí být jasně uvedeno, že se námitka vznáší proti zpracování pro účely přímého marketingu a k jakým Vašim osobním údajům se vztahuje. Po obdržení Vaší žádosti je naší povinností dále Vaše osobní údaje pro účely přímého marketingu nezpracovávat.
Další práva
Máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro Vás mělo právní účinky nebo by se Vás obdobným způsobem významně dotýkalo s výjimkou případů, kdy by toto rozhodnutí
V případě, že zpracováváme Vaše osobní údaje na základě Vámi uděleného souhlasu se zpracováním osobních údajů, máte právo kdykoliv tento souhlas odvolat. Odvoláním souhlasu ale není dotčena zákonnost zpracování vycházející ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.
V případě, že se budete domnívat, že zpracováním Vašich osobních údajů došlo k porušení Nařízení GDPR máte právo podat stížnost u některého dozorového úřadu, zejména ve státě Vašeho obvyklého bydliště, místa výkonu Vašeho zaměstnání nebo místa, kde došlo k údajnému porušení. Tímto dozorovým úřadem pro Českou republiku je Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, Česká republika, IČ: 708 37 627, www.uoou.cz.
Doufáme, že všechny shora uvedené informace jsou pro Vás srozumitelné. Pokud přesto něčemu nebudete rozumět, nebo si něčím nebudete jisti, neváhejte se na nás obrátit s dotazem. Předejde se tím řadě nedorozumění.
Společnost TZV CZ s.r.o.
